OBJETIVO

Definir y establecer los parámetros para el control de toda la información de la empresa, proporcionando su identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros impresos o en medio magnéticos, lo que evidencia el cumplimiento eficaz del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y permite mantener en forma ordenada el control que facilite demostrar la conformidad con los requisitos fijados por la ley 1581 de 2012 

ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los registros que se generen como resultado del cumplimiento de los requisitos de la prestación del servicio y de la operación eficaz del SGC en todos los procesos. Aplica para el cumplimiento a la ley 1581 de 2012 como protección y buen manejo de toda información que proceda también de clientes y fuentes externas a la empresa.

DEFINICIONES

Para los efectos del presente documento, se entiende por: 

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos ylo el Tratamiento de los datos. 

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS RECTORES

Datexco Company S.A ha adoptado de acuerdo a la ley las siguientes disposiciones como principios para el tratamiento de bases de datos (bases de contacto entregadas por el cliente, bases primarias, bases procesadas y grabaciones) de personas naturales o jurídicas. 

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios Generales:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: Se refiere al estricto cumplimiento de la presente ley, lo anterior ya que todas las actividades de manejo de la información están debidamente reglamentadas y se deben cumplir las disposiciones que en ella se exigen

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Datexco Company se asegurará del cumplimiento de este principio por medio de las actividades de Crítica, back check, online check y verificación de audio de grabaciones.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

Para tal fin Datexco Company S.A posee las metodologías adecuadas de manejo y almacenamiento de la información garantizando dicha transparencia de los datos obtenidos por medio del trabajo de investigación y recolección sin importar el formato en el cual está contenida. 

Dichos controles están estipulados en el Procedimiento PR 0006 -   Controles de la información

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de la información se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.  

En cuanto al manejo de este principio Datexco Company S.A  tiene un estricto control de la información que es publicable en su página web y también posee controles de acceso y restricción interna para que dicha información sea pública, las autorizaciones a terceros por parte del titular deberán tener evidencia de dicha decisión en cualquier caso.

Principio De Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

Para tal fin Datexco Company S.A posee los siguientes procedimientos:

Reglas generales de acceso a la información

Control de Registros

Control de información e insumos cliente

Control Almacenamiento de Recolección

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. 

El principio de confidencialidad para manejo de datos está respaldado en el sistema de gestión de calidad de Datexco Company S.A. bajo el acuerdo de confidencialidad NDA en formularios Legal & Contracts

Principios para el Tratamiento Datos Sensibles

Datos Sensibles: Para los propósitos de la ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: 

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. 

En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. 

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. 

Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto  a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA El TRATAMIENTO DE DATOS

DERECHOS DEL TITULAR

a)   Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b)   Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento  salvo        cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento. 

c)   Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

En cumplimiento a estos numerales el sistema de gestión de calidad posee los procedimientos PR -0005  Control de No conforme y el Procedimiento PR 0007 Atención de quejas para dar cumplimiento a la ley y el sistema de gestión de calidad.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. 

La autorización no es necesaria cuando se trate de:

a)  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 

b)   Datos de naturaleza pública. 

c)   Casos de urgencia médica o sanitaria. 

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.  

e)  Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

El suministro de dicha información al titular puede ser solicitada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (Para este fin se verifica la implementación de los protocolos y procedimientos anteriormente mencionados que posee el Sistema de Gestión de calidad de Datexco Company S.A , y adicional a ello el proceso de tecnología tiene estrictos controles sobre los back up, contraseñas y claves de acceso para controlar el tratamiento sobre dicha información)

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En virtud del cumplimento de este numeral Datexco Company S.A verifica en todos los casos que la información sea además confiable, oportuna y de alta calidad para los fines comerciales que fue contratada la empresa  velando por la satisfacción en todos los aspectos que garantizan seguridad y calidad

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. Datexco Company S.A maneja canales de comunicación adecuados y de ser necesario programas especiales para definir y lograr esa comunicación efectiva como antecedente de una buena planeación.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. Todos los medios de rectificación y confirmación en Datexco tienen procedimientos con metodologías bien definidas, con actividades como recuperación por back check (llamadas de confirmación de la información), búsqueda de bases para recontacto, corrección y depuración de bases, manejo de bases con contraseña, accesos a carpetas de bases de la red con contraseña.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. 

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. 

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. En cumplimiento a esta exigencia el sistema de gestión de calidad de Datexco Company S.A posee el procedimiento PR 007 – Atención de quejas

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

m)  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.  

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para tal fin el Sistema de Gestión de Calidad De Datexco Company posee los procedimientos PR 0003 – Reglas Generales de Acceso a la información y PR 0006 Controles de la información

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley. 

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley. 

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. En cumplimiento a este numeral el Sistema de Gestión de Calidad posee el procedimiento PR 0007 de Atención de quejas para la gestión de dichas inconformidades para mantener la buena comunicación con los titulares.

g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley. 

h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. 

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y  Comercio.

DE LA AUTORIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS 

Datexco Company S.A está en pleno conocimiento y entendimiento de que La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley.

En cumplimiento a la presente ley la empresa Datexco Company S.A acata los siguientes deberes en función de dar conformidad a las disposiciones y exigencias de la superintendencia de Industria y comercio:

a) Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales. 

b) Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos. 

c) Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva. 

d) Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el                tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos.

e)  Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la                          adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley. 

f) Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones. 

g) Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos. 

h) Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las       órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento. I 

i) Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional. 

j) Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales. 

k) Las demás que le sean asignadas por ley. 

PROCEDIMIENTO Y SANCIONES

Datexco Company S.A conoce por medio del presente protocolo que la Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó. 

b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar. 

c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles. 

Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.  

Criterios para graduar las sanciones. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: 

a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley. 

b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción. 

c) La reincidencia en la comisión de la infracción. 

d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio. 

e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar. 

TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios, Esta prohibición no regirá cuando se trate de: 

a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia. 

b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública. 

c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad. 

e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.